Freebie
5 Steps
Ein erfolgreiches Onboarding ist von entscheidender Bedeutung für den individuellen Erfolg neuer
Mitarbeiter sowie für den Gesamterfolg des Unternehmens. Während der ersten Wochen ihrer
Anstellung sehen sich neue Mitarbeiter oft mit Unsicherheiten und Anpassungsschwierigkeiten
konfrontiert. Ein gut strukturiertes und unterstützendes Onboarding-Programm hilft ihnen, diese
Herausforderungen zu meistern, und ermöglicht einen zügigen Einstieg in ihre Aufgaben. Wenn neue
Mitarbeiter sich von Anfang an geschätzt und willkommen fühlen, steigert dies nicht nur ihre
Motivation, sondern fördert auch ihre Bindung an das Unternehmen. Ein effektives Onboarding
verbessert darüber hinaus die Unternehmenskultur, erhöht die Produktivität und trägt zur Senkung
der Fluktuationsrate bei. Insgesamt legt ein durchdachter Onboarding-Prozess die Basis für eine
erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit und somit für den gemeinsamen Erfolg von Mitarbeitern
und Organisation.
1. Unzureichende Vorbereitung:
o Fehlende oder verspätete Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und IT-Zugängen.
o Kein klarer Plan für den ersten Tag und die erste Woche.
2. Mangelnde Kommunikation:
o Unklare Erwartungen und Aufgabenbeschreibungen.
o Fehlende Einführung in die Unternehmenskultur und -werte.
3. Fehlende Unterstützung:
o Kein zugewiesener Mentor oder Ansprechpartner.
o Unzureichende Schulungen und Trainings.
4. Überforderung oder Unterforderung:
o Zu viele Informationen auf einmal oder zu wenig strukturierte Einarbeitung.
o Keine schrittweise Einführung in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
5. Soziale Isolation:
o Keine Vorstellung bei den Kollegen oder im Team.
o Fehlende Integration in soziale Aktivitäten und Teamevents.
6. Fehlendes Feedback:
o Keine regelmäßigen Check-ins oder Feedbackgespräche.
o Keine Möglichkeit für den neuen Mitarbeiter, Fragen zu stellen oder Bedenken zu
äußern.
7. Unklare Karriereperspektiven:
o Keine Diskussion über langfristige Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten.
o Fehlende Informationen zu Weiterbildungsangeboten.
Ein gut durchdachter und strukturierter Onboarding-Prozess kann helfen, diese Fehler zu vermeiden
und die Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeiter zu erhöhen.
Was also kann man tun?
Vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollten verschiedene organisatorische Schritte
unternommen werden, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Zunächst ist es wichtig, dass
der Arbeitsplatz vorbereitet ist: Dazu gehört die Bereitstellung von Büromaterialien, einem
funktionierenden Computer und anderen technischen Geräten wie Telefon oder Monitor. Außerdem
sollten alle notwendigen Zugänge zu E-Mail, Unternehmenssoftware und internen Systemen
eingerichtet sein, damit der neue Mitarbeiter sofort durchstarten kann.
Zusätzlich sollte ein Willkommenspaket zusammengestellt werden, das Informationen über das
Unternehmen, die Unternehmenskultur sowie erste Unterlagen und Formulare enthält. Es empfiehlt
sich auch, ein Begrüßungsschreiben oder eine E-Mail zu versenden, die wichtige Infos zum ersten Tag
vermittelt, wie beispielsweise Startzeit, Ansprechpartner und Dresscode. Schließlich kann der
Kontakt vor dem ersten Arbeitstag durch ein kurzes Telefonat oder eine Videokonferenz hergestellt
werden, um erste Fragen zu klären und dem neuen Mitarbeiter ein Gefühl der Sicherheit zu geben.
All diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass der neue Mitarbeiter sich am ersten Tag willkommen und
gut vorbereitet fühlt.
Ist der Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag endlich da sollte der erste Arbeitstag sorgfältig
strukturiert werden, um ihm Sicherheit, Orientierung und das Gefühl, willkommen zu sein, zu
vermitteln. Zu Beginn des Tages ist ein persönliches Willkommen durch den direkten Vorgesetzten
oder ein Teammitglied wichtig. Eine kurze Einführung zu den Unternehmenswerten und zur Kultur
hilft dem neuen Mitarbeiter, sich sofort verbunden zu fühlen.
Der Arbeitsplatz sollte bereits eingerichtet und vollständig ausgestattet sein, inklusive Computer,
Telefon, Büromaterial und allen notwendigen Zugängen zu Software und Systemen. So kann der neue
Mitarbeiter sofort mit seinen Aufgaben beginnen. Zusätzlich ist es wichtig, relevante Informationen
wie Unternehmensrichtlinien, Teamstrukturen und Kontaktstellen bereitzustellen.
Anschließend bietet ein Rundgang durch die Büros und die Vorstellung der Kollegen eine gute
Gelegenheit, soziale Kontakte zu knüpfen. In den ersten Stunden sollten ausreichend Zeit für
administrative Aufgaben und ein Überblick über spezielle Tools und Systeme eingeplant werden. Eine
Besprechung zur Klärung der Ziele und Erwartungen der neuen Rolle ist ebenfalls von Vorteil.
Um den Tag abzurunden, sollte ein informelles Mittagessen mit dem Team organisiert werden. Dies
fördert nicht nur das gegenseitige Kennenlernen, sondern gibt dem neuen Mitarbeiter auch die
Möglichkeit, Fragen in entspannter Atmosphäre zu stellen. Insgesamt schafft eine durchdachte
Struktur des ersten Tages – einschließlich eines vorbereiteten Arbeitsplatzes und der Bereitstellung
wichtiger Informationen – eine einladende Atmosphäre, die den neuen Mitarbeiter schnell in das
Team integriert.
Doch mit dem ersten Tag oder Tagen ist das Onboarding noch lange nicht abgeschlossen.
In den folgenden Wochen nach dem ersten Arbeitstag sollte das Onboarding-Programm fortgesetzt
werden, um eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters sicherzustellen. Regelmäßige
Feedbackgespräche sind dabei von zentraler Bedeutung. Diese sollten wöchentlich oder alle zwei
Wochen stattfinden, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu besprechen, Anregungen zu geben und
etwaige Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.
Diese Feedbackgespräche bieten eine wertvolle Gelegenheit, um die Erwartungen der Rolle zu
klären, individuelle Ziele zu setzen und den neuen Mitarbeiter aktiv in die Teamdynamik einzubinden.
Darüber hinaus sollten zusätzliche Schulungen und Teambuilding-Aktivitäten geplant werden, um das
Wissen zu vertiefen und das Gefühl der Zugehörigkeit zu stärken. Durch diese kontinuierliche
Unterstützung und offene Kommunikation wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter sich
wohlfühlt und erfolgreich in seine Rolle hineinwächst.
Ein effektiver Onboarding-Prozess ist entscheidend für den Erfolg neuer Mitarbeiter und die gesamte
Organisation. Durch eine strukturierte Vorbereitung, die Zuweisung eines Mentors, regelmäßiges
Feedback und gezielte Schulungen können Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter nicht
nur schnell in ihre Rolle finden, sondern sich auch langfristig mit dem Unternehmen identifizieren.
Indem Unternehmen diesen Prozess ernst nehmen, erhöhen sie die Zufriedenheit und Bindung ihrer
Mitarbeiter und tragen zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.
Es gibt zahlreiche Studien, die die Bedeutung eines professionellen Onboarding-Prozesses
unterstreichen. Eine davon zeigt, dass etwa 23% der Mitarbeiter, die innerhalb der ersten sechs
Monate kündigen, angeben, dass klare Richtlinien zu ihren Aufgaben ihnen geholfen hätten, im
Unternehmen zu bleiben. Weitere 21% nannten effektivere Schulungen als Grund, warum sie
geblieben wären. Insgesamt bedeutet dies, dass schlechte Onboarding-Erfahrungen für 44% der
Mitarbeiter verantwortlich sind, die in den ersten sechs Monaten kündigen.
Diese Zahlen verdeutlichen eindrucksvoll, wie wichtig es ist, das Onboarding professionell zu
gestalten. Ein gut strukturierter und durchdachter Onboarding-Prozess kann nicht nur die
Zufriedenheit neuer Mitarbeiter erhöhen, sondern auch die Mitarbeiterbindung langfristig stärken.
Investieren Sie in ein effektives Onboarding, um Ihre neuen Mitarbeiter von Anfang an zu
unterstützen und ihnen den bestmöglichen Start in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen.
Und ein ganz Wesentlicher Punkt:
Oboarding ist nicht die
Aufgabe der Personalabteilung oder von IT! Onboarding ist
Führungsaufgabe wie auch in der Verantwortung des Teams!
Onboarding Checkliste für Führungskräfte:
Vor dem ersten Tag:
– **Willkommens-Kommunikation:** Sende eine Willkommens-E-Mail, die Informationen über den
ersten Arbeitstag, den Dresscode, Anfahrtsmöglichkeiten und Ansprechpartner enthält. Dies hilft
dem neuen Mitarbeiter, sich mental auf den ersten Tag vorzubereiten.
– **Ausstattung:** Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz, dies beinhaltet Computer, Software, Telefon
und Büromaterial, rechtzeitig vorbereitet ist. Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz fördert einen
positiven ersten Eindruck.
Am ersten Tag und den kommenden Tagen
1. **Ein herzliches Willkommen**
– **Begrüßung:** Plane ein kleines „Hallo“ mit deinem Team ein! Vielleicht gibt es ein
gemeinsames Frühstück oder einen Kaffee-Rundgang, um die ersten Gesichter kennenzulernen. Es ist
eine tolle Gelegenheit, in die Teamdynamik einzutauchen!
– **Willkommensgeschenk:** Sorge dafür, dass ein kleines Willkommensgeschenk (wie ein
Notizbuch oder eine Tasse) auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters wartet – so wird sein neuer
Arbeitsplatz sofort persönlicher und einladender.
2. **Ein klar strukturierter erster Tag**
– **Orientierung:** Erstelle einen detaillierten Plan für den ersten Tag. Informiere den Mitarbeiter
über die Zeiten und Orte der Intro-Meetings
– **Einführung in die Unternehmenskultur:** Organisiere ein Treffen mit Kollegen, die dem
Mitarbeiter Unternehmenswerte und die Kultur näherbringen. So kannst er oder sie sofort
verstehen, wie das Unternehmen tickt und was wichtig ist!
– **Zeitplan von Schulungen und Meetings:** Biete eine Übersicht über Schulungen,
Einführungsgespräche, Teamevents und andere wichtige Termine.
– **Ziele setzen:** Definiere kurz- und mittelfristige Ziele für den neuen Mitarbeiter. Dies gibt ihm
eine Richtung und die Möglichkeit, ihre Fortschritte zu verfolgen.
3. **Technik und Arbeitsmittel**
– **Ausstattung sicherstellen:** Stelle sicher, dass alle benötigten Geräte (Laptop, Telefon,
Software-Zugänge) am ersten Tag bereit und einsatzbereit sind. So kann der Mitarbeiter gleich
loslegen, ohne Zeit zu verlieren!
– **IT-Unterstützung:** Stelle einen Kontakt zur aus der IT-Abteilung her, der bei Fragen zur
Technik oder Software zur Seite steht. So hat der Mitarbeiter direkt jemanden an der Hand, falls es
mal hakt.
4. **Wichtige Informationen und Ressourcen**
– **Prozesse, Systeme, Abläufe:** Gib einen Überblick über alle nötigen Prozesse, Richtlinien und
stellen den Kontakt zu HR her bzgl. Benefits und allgemeiner Fragen
– **Mentor- oder Buddy-Programm:** Stelle sicher, dass es einen Paten oder Mentor gibt, der dem
Neuen in den ersten Tagen zur Seite steht. So wird er nicht nur schnell eingearbeitet, sondern kann
auch sicher sein, dass immer jemand für ihn da ist. Ein Buddy hilft, soziale Kontakte aufzubauen und
die Unternehmenskultur zu vermitteln, was die Integration in das Team erleichtert.
– **Individuelle Schulungspläne:** Stelle sicher, dass neue Mitarbeiter Zugang zu Schulungen und
Ressourcen hat, die auf ihre speziellen Bedürfnisse und ihre Rolle im Unternehmen zugeschnitten
sind.
– **E-Learning-Tools:** Nutze Technologien, um Schulungen interaktiv und flexibel zu gestalten,
sodass neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen können.
5. **Feedback und offene Kommunikation**
– **Check-ins:** Plane regelmäßige Treffen, um den Fortschritt des neuen Mitarbeiters zu
besprechen. Dies gibt die Möglichkeit, Anliegen zu klären und Feedback zu geben oder anzunehmen.
– **Anpassungen vornehmen:** Nutze die Gespräche, um den Einarbeitungsplan anzupassen und
sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter die Unterstützung erhält, die er benötigt.
– **Nachhaltige Integration:** Plane Follow-up-Gespräche nach dem Onboarding, um den
langfristigen Fortschritt zu überprüfen und den Mitarbeiter in seiner Entwicklung zu unterstützen.
– **Kulturelles Engagement:** Ermutige den neuen Mitarbeiter, an Team-Events und Schulungen
teilzunehmen, um weiterhin in die Unternehmenskultur eingebunden zu werden.
